Rada Unii Europejskiej wyraziła zgodę na wprowadzenie w Polsce Krajowego Systemu e-faktur (w skrócie: KSeF). Nowy mechanizm umożliwia tworzenie oraz odbieranie e-faktur w systemie ustrukturyzowanym, czyli zgodnie z określonym wzorem w formacie XML. Każdej fakturze zostanie przydzielony indywidualny numer wewnętrzny. KSeF stanie się obligatoryjny dla wszystkich przedsiębiorców będących podatnikami podatku od towarów i usług (VAT) prawdopodobnie już od 1 stycznia 2024 roku!
Elektroniczne e-faktury zastąpią tradycyjne „papierowe” dokumenty księgowe. E-faktury po wystawieniu zostają automatyczne przekazywane do Centralnej Bazy Ministerstwa Finansów (na wzór paragonów przesyłanych przez kasy fiskalne). Resort Finansów uzyska pełen dostęp do bazy transakcji zrealizowanych przez podatników. Każdy przedsiębiorca będzie miał dostęp do e-faktur wystawionych przez kontrahentów. Podobne rozwiązania funkcjonują już w niektórych krajach Unii Europejskiej.
Od 1 stycznia 2022 roku Krajowy System e-faktur został udostępniony na zasadzie dobrowolności celem przeprowadzenia testów w „strefie testowej KSeF”. Każdy podatnik może zalogować się do indywidualnego konta w systemie za pomocą aplikacji udostępnionej przez Ministerstwo Finansów lub korzystać z programów komercyjnych.
Zgodnie z zapowiedziami przedstawicieli Ministerstwa Finansów, wprowadzone rozwiązanie ma przyczynić się do podejmowania szybszych działań w zakresie wykrywania przestępstw gospodarczych oraz uzupełniać elektroniczny system przekazywania deklaracji podatkowych JPK-VAT. Urzędnicy nie będą musieli wykonywać tzw. kontroli krzyżowych oraz zwracać się do podatników o przesłanie wystawionych faktur, ponieważ wszystkie informację będą dostępne w bazie prowadzonej przez Ministerstwo Finansów. W teorii zwiększeniu ulegnie bezpieczeństwo podatników, którzy uzyskają informację o dokumentach księgowych powiązanych z prowadzonym przedsiębiorstwem oraz możliwość ich weryfikacji.
Główną korzyścią pozostaje ułatwienie w zakresie archiwizowania dokumentów księgowych. KSeF będzie przechowywał faktury przez okres 10 lat! Rozwiązany zostanie problem uzyskiwania duplikatu zagubionej faktury, ponieważ będzie ona dostępna w systemie. Kontrahent uzyska dostęp do wystawionej przez podatnika e-faktury już w momencie przesłania do systemu KSeF na zasadzie automatycznego przypisania. W systemie widoczne będą, także faktury korygujące.
Przedsiębiorca zobowiązany do stosowania KSeF będzie mógł upoważnić pracownika, biuro księgowe lub wskazanego pełnomocnika w zakresie dostępu do systemu. W takim przypadku konieczne będzie złożenie pisemnego zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień (ZAW-FA) do Naczelnika Urzędu Skarbowego lub modyfikacja danych na dedykowanej stronie prowadzonej przez Ministerstwo Finansów.
Wystawienie e-faktury za pośrednictwem systemu KSeF umożliwi zwrot podatku od towarów i usług (VAT) w skróconym terminie wynoszącym 40 dni. Łatwiejsze stanie się wystawianie faktur korygujących „in minus”. Nie będzie konieczności uzyskiwania dodatkowej dokumentacji w zakresie uzgodnienia warunków obniżenia podstawy opodatkowania wskazanej na fakturze korygującej. Jednolity standard faktur usprawni komunikację pomiędzy podmiotami gospodarczymi.
Decyzja Komisji Europejskiej dopuszcza możliwość zobowiązania podatników do przekazywania informacji o wewnątrzwspólnotowych nabywcach towarów (WNT) oraz imporcie usług (IU).
Problemem jest dostęp do Krajowego Systemu e-faktur. Zalogowanie do systemu możliwe jest po przejściu procesu uwierzytelnienia za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, profilu zaufanego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. Organizacje zrzeszające przedsiębiorców wskazują, iż zapewnienie dostępu poszczególnym pracownikom do centralnej bazy w dużych firmach stanowić będzie poważne wyzwanie organizacyjne. Producenci oprogramowania muszą dostosować swoje narzędzia do synchronizacji danych z bazami KSeF. Faktura wystawiona przy pomocy KSeF zawierać będzie znacznie więcej informacji, niż tradycyjna faktura.
Podsumowując, największym beneficjentem planowanych zmian pozostanie Ministerstwo Finansów, z uwagi na uzyskanie dostępu do bazy transakcji zrealizowanych przez podatników oraz możliwość podejmowania szybkich działań w zakresie przestępstw gospodarczych. Podatnicy muszą dostosować posiadane oprogramowanie do nowych standardów oraz wypracować mechanizmy organizacyjne w zakresie udzielenia pracownikom dostępu do KSeF. Reorganizacja może wiązać się z dodatkowymi kosztami. Aktualnie, Ministerstwo Finansów nie udostępniło informacji o wyniku testów KSeF oraz stabilności środowiska testowego.